Phasen der Geschäftsprozessoptimierung

Die GPO wird schrittweise durchgeführt. Dabei hat es sich in der Praxis bewährt, die GPO in verschiedene Phasen aufzuteilen und durchzuführen.

1. Projektvorbereitung

Im Rahmen dieses GPO-Schrittes wird zunächst der Projektrahmen festgelegt.

In dieser Phase werden ...

• die Grobziele für das Projekt definiert,

• die Projektvorgehensweise festgelegt und

• die Projektorganisation darauf abgestimmt

2. Strategische Planung

Die GPO hat sich an der Positionierung des Unternehmens zu orientieren. Daher werden die Geschäftsprozesse so gestaltet, dass die strategischen Unternehmensziele umgesetzt werden können.

3. Ist-Analyse

Im Rahmen der Ist-Analyse werden die derzeitigen Geschäftsprozesse und alle daran beteiligten Stellen im Detail dargestellt. Diese Detaildarstellung schafft Transparenz der Prozesse und ermöglicht die Identifikation von Prozessschwachstellen und Verbesserungspotentialen.

4. Soll-Konzept

Mit Hilfe einer Schwachstellenanalyse der bestehenden Geschäftsprozesse werden alternative Soll-Abläufe festgelegt. Diese entstandenen Soll-Prozesse werden auf ihre Zielerreichungsgrad geprüft und bewertet. Steht das Soll-Konzept, wird darauf aufbauend die Integrationsorganisation erarbeitet und die organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung der neuen Prozesse festgelegt.

5. Umsetzungskonzept

Diese Phase beinhaltet die Erarbeitung eines Einführungsplanes, der eine Einführungsstrategie für die Prozessbereiche festlegt und Termine und Ressourcen für die Umsetzung der einzelnen Veränderungsschritte definiert.

6. Umsetzung

Veränderung von Ist- zu Soll-Prozessen. Hier wird explizit auf die Auswirkungen der Veränderungen in den angrenzenden Bereichen geachtet, um den Optimierungsprozess für alle Beteiligten trag- und durchführbar zu gestalten.

7. Regelmäßige Erfolgskontrolle und kontinuierliche Prozessverbesserung

Die letzte Schritt in der GPO ist eine Phase der Kontrolle und Optimierung. Es wird kritisch hinterfragt, ob die definierten Prozesse und die umgesetzten Lösungen im Sinne der angestrebten GPO-Ziele umgesetzt worden sind. Das Ziel der kontinuierlichen Prozessverbesserung wird durch regelmäßige Erfolgskontrollen und daraus abgeleiteten Maßnahmen zur Anpassung der Geschäftsprozesse erreicht.